Kosten en budget
Hoeveel kost een herexamen je uiteindelijk aan lesuren en aan vertrouwen van je leerling?
Een herexamen wordt in de meeste rijscholen geboekt als één regel: het examengeld dat de leerling opnieuw betaalt. Wie de post volledig optelt, komt uit op iets anders, want er gaan lesuren, agendaruimte en een stuk vertrouwen in mee die nergens op een factuur staan. Dit artikel rekent de post uit met jouw eigen tarieven, en laat zien waar je er wel iets aan kunt doen.
Het examengeld is de kleinste post
Vraag een rijschoolhouder wat een herexamen kost en het antwoord gaat bijna altijd over het bedrag dat het CBR in rekening brengt. Dat bedrag is bekend, staat op de factuur en wordt meestal doorbelast. Daarmee lijkt de zaak rond.
Maar tussen een niet gehaald examen en het volgende zitten weken waarin je blijft lesgeven, opnieuw beoordeelt, opnieuw plant en opnieuw uitlegt. Dat werk gebeurt sowieso, of het nu betaald wordt of niet.
Reken dus niet met de factuur maar met de gevolgen. Pas dan wordt zichtbaar dat één vermijdbare aanvraag meer kost dan een paar extra lessen vooraf.
De vijf posten die je zelden bij elkaar optelt
Een herexamen raakt je bedrijf op vijf plaatsen tegelijk. Ze staan hieronder in de volgorde waarin ze zich meestal aandienen.
- Extra lesuren. Na een niet gehaald examen volgen bijna altijd lessen om de gemiste punten te herstellen en de rest warm te houden.
- Agendaruimte. Die uren gaan naar een leerling die je al had ingepland als afgerond. De plek die daardoor bezet blijft, was bedoeld voor een nieuwe leerling.
- Wachttijd. Tussen twee examens zit een periode waarin je de leerling op niveau moet houden. Onderhoud is minder productief dan opbouwen en kost toch lestijd.
- Administratie en overleg. Opnieuw aanvragen, opnieuw afstemmen met de leerling, soms een gesprek met de ouders. Kleine posten die zich stapelen.
- Vertrouwen. De minst zichtbare post en meestal de duurste. Daarover verderop meer.
Reken het één keer door voor je eigen rijschool
Bedragen die op internet circuleren, kloppen zelden voor jouw situatie. Je lesuurtarief, je bezettingsgraad en je regio bepalen de uitkomst. Vul daarom je eigen getallen in met de tabel hieronder; het invullen kost een kwartier en het resultaat gebruik je jarenlang.
| Post | Hoe je hem berekent | Waar je hem terugziet |
|---|---|---|
| Extra lesuren | Aantal herstelbeurten maal je lesuurtarief | Op de factuur van de leerling, of niet |
| Onderhoudslessen | Weken wachttijd maal het aantal lessen per week | In je omzet per leerling, die uitzakt |
| Verdrongen omzet | Bezette lesuren maal het tarief van een nieuwe leerling | In je wachtlijst en je instroom |
| Rijtijd naar het examencentrum | Kilometers maal je kostprijs per kilometer | In brandstof, onderhoud en tijd |
| Administratie | Kwartieren aanvragen en afstemmen maal je uurtarief | In je avonden |
| Niet betaalde uren | Uren die je uit coulance weggeeft | In je marge |
Gebruik je eigen uurtarief, niet een gemiddelde
Werk je als zelfstandige, dan is elk lesuur ook een uur dat meetelt voor je ondernemerschap. Voor de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek geldt het urencriterium van 1.225 uur per kalenderjaar, en dat criterium wordt bij een deel van het jaar ondernemen niet evenredig verlaagd. Uren zijn dus geen abstractie, ze zijn je grondstof.
Heb je instructeurs in dienst, reken dan met hun werkelijke kosten. Sinds 1 januari 2024 geldt een wettelijk minimumuurloon, en daarbovenop komen werkgeverslasten. Voor de rit naar het examencentrum is de onbelaste reiskostenvergoeding van 0,23 euro per kilometer, die eveneens sinds 1 januari 2024 geldt, een bruikbare rekeneenheid.
Let bij het doorrekenen op btw. Het algemene tarief is 21 procent en het verlaagde 9 procent; controleer bij de Belastingdienst welk tarief voor jouw diensten van toepassing is en reken intern altijd met bedragen exclusief btw, anders vergelijk je appels met peren.
Wat een herexamen met je planning doet
De directe kosten zijn te overzien. Het planningseffect is dat minder, omdat het zich verspreidt over je hele agenda.
Elke leerling die langer doorloopt, houdt een vast lesmoment bezet. Bij een handvol van die leerlingen tegelijk verdwijnt de ruimte waarin je nieuwe aanmeldingen kunt opnemen. Je wachtlijst groeit terwijl je omzet dat niet doet.
Dat effect wordt sterker naarmate je een strakkere planning voert. Een rijschool met vier auto's die vol zit, voelt twee onverwachte herexamens meteen. Hoe dat uitpakt als meerdere instructeurs elkaar afwisselen, staat beschreven in het praktijkvoorbeeld van een rijschool met vier auto's en wisselende instructeurs.
De post die niet op de factuur staat: vertrouwen
Een leerling die zakt terwijl hij dacht dat hij er klaar voor was, twijfelt daarna aan twee dingen: aan zichzelf en aan jou. Dat tweede is jouw kostenpost.
Je merkt het aan kleine dingen. Vragen die scherper worden gesteld, een ouder die meekijkt naar de rekening, minder vanzelfsprekende aanbevelingen aan vrienden en klasgenoten. Voor een rijschool die het van mond-tot-mondreclame moet hebben, is dat het duurste onderdeel van een herexamen.
Het is ook de post die het snelst te repareren valt. Een leerling die vooraf zag welke rijtaken nog openstonden en die zelf meebesliste over het moment van aanvragen, ervaart een tegenvaller anders dan iemand die alleen te horen kreeg dat hij er klaar voor was.
Je kunt niet voorkomen dat een leerling zakt. Je kunt wel voorkomen dat hij verrast is, en dat scheelt in wat het je daarna kost.
Waar je die kosten daadwerkelijk kunt beperken
Er zijn drie plekken waar je verschil maakt, en geen daarvan gaat over harder lesgeven.
Aanvragen op bewijs in plaats van op gevoel
De grootste besparing zit voor de aanvraag. Elke aanvraag die je uitstelt omdat drie rijtaken nog niet op niveau staan, is een herexamen dat je niet hoeft in te halen. Dat vraagt wel dat je per leerling kunt zien wat er staat, in plaats van het te moeten inschatten. Welke afwegingen daarbij het vaakst misgaan, staat in het overzicht van fouten rond de examenaanvraag.
Maak de weken na een tegenvaller kort en gericht
Zonder vastlegging begint de herstelperiode met opnieuw inventariseren, en dat kost al gauw een paar lessen. Met een dossier waarin per rijtaak een niveau staat, weet je direct welke twee onderwerpen aandacht vragen en welke je met rust kunt laten. Hoe je die opbouw per fase organiseert, laat het stappenplan van intake naar onderbouwde aanvraag zien.
Leg de betaalafspraken vooraf vast
Onbetaalde herexamenuren zijn een stille kostenpost. Zet daarom vooraf op papier wie wat betaalt bij een tweede poging, en zorg dat je facturatie klopt.
- De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen. Spreek je iets anders af, leg dat dan schriftelijk vast.
- Bij een consument moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen met een betaaltermijn van veertien dagen voordat je incassokosten mag berekenen. Die kosten volgen de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro.
- Incasseer je lespakketten via SEPA, dan heb je een incassant-ID en een machtigingskenmerk nodig, en kondig je een incasso standaard veertien dagen vooraf aan.
- Houd er rekening mee dat een consument bij een doorlopende machtiging binnen acht weken zonder opgaaf van reden kan storneren; bij een niet-gemachtigde incasso geldt dertien maanden.
Je facturen en betalingen vallen onder de bewaarplicht van zeven jaar voor de administratie. Dat is geen extra werk als je het vanaf het begin op één plek bijhoudt, en veel werk als je het achteraf moet reconstrueren.
Wat je vastlegt zodat een herexamen tenminste iets oplevert
Een tegenvaller is duur, maar hij is ook informatie. Noteer daarom kort en meteen wat de leerling zelf zegt over de rit, welke onderdelen volgens hem misgingen en wat jij daar in je eigen dossier al over had staan.
Zet daar één regel bij over je eigen beslissing: waarom vroeg je op dat moment aan? Na een paar keer zie je of jouw aanvragen consequent te vroeg komen, of dat het echt om losse gevallen ging.
Die twee aantekeningen samen kosten een minuut en maken de volgende aanvraag beter. Achtergrond bij de aanpak op deze site en de manier waarop bronnen worden gecontroleerd, vind je bij de auteur die deze artikelen schrijft.
Conclusie: reken de post uit voordat je hem nog een keer betaalt
Een herexamen kost het examengeld, plus lesuren, plus agendaruimte, plus een deel van het vertrouwen dat je in maanden hebt opgebouwd. Wie die som één keer met eigen tarieven maakt, ziet meteen dat uitstellen van een twijfelachtige aanvraag vrijwel altijd goedkoper is dan doorzetten. Daarvoor heb je geen betere intuitie nodig, maar een overzicht dat klopt.
Met het aftekenoverzicht van Rijlesvoortgang zie je per leerling welke rijtaken zitten en welke nog aandacht vragen, zodat je reserveert op het moment dat het kansrijk is. Wil je dat een keer naast je eigen planning leggen, laat dan je situatie achter via het contactformulier; we reageren daarna persoonlijk.
